Retningslinjer for Finansforbundets seniorgrupper
Indledning
Notatet beskriver retningslinjerne for den løbende drift af Finansforbundets seniorgrupper. Retningslinjerne skal sikre en fælles retning for seniorgruppernes virke, herunder anvendelse af de midler seniorgrupperne har til rådighed.
Desuden beskriver notatet den servicering som Finansforbundets sekretariat stiller til rådighed for seniorgrupperne.
Sagsfremstilling
Notatet beskrevet retningslinjer for følgende områder:
Retningslinjer for gennemførsel af arrangementer
Retningslinjer for administrativ praksis
Forventning om aktivitetsniveau og indhold
Den enkelte seniorgruppe planlægger og afholder selv arrangementer. Det forventes, at der minimum afholdes tre til fire arrangementer om året. Desuden forventes det, at de af Finansforbundet tildelte midler bruges, da det er vigtigt, at medlemmerne oplever, at de får værdi for deres kontingent.
Indholdet af arrangementerne planlægges af den enkelte seniorgruppe. Medlemmerne af seniorgrupperne har et fagligt fællesskab, og derfor bør det også tilstræbes, at hvis ikke alle så nogle af arrangementerne indholdsmæssigt har et fagligt islæt. Seniorgrupper har dog også et rent socialt virke, hvilket typisk kommer til udtryk i form af julefrokoster og kulturelle arrangementer.
Det er op til den enkelte seniorgruppe at afgøre, hvornår på året aktiviteterne gennemføres, men det anbefales, at der en vis spredning ud over året. Seniorarrangementer kan KUN afholdes som dagsture – dog kan det enkelte område 1 gang om året lave arrangementer med en enkelt overnatning, såfremt udgiften til overnatningen afholdes af den enkelte deltager. Aktiviteter skal være planlagt på oversigts-plan, så de kan offentliggøres i hvert halvårs første udgave af Finans/ligge klar på hjemmesiden med link i Finans, så medlemmerne kan se, hvad der vil være det kommende halve år vil byde på.
Tilhørsforhold
Et givent seniormedlem er tilknyttet den seniorgruppe, som medlemmet er dækket af geografisk. Der er ikke mulighed for at deltage i arrangementer i andre seniorgrupper, end den man er tilknyttet geografisk.
Af hjemmesiden (www.finansforbundet.dk/senior) fremgår det hvilke kommuner, der hører til hvilke seniorgrupper. Det er medlemmets hjemmeadresse, der afgør tilhørsforholdet til en given seniorgruppe.
Betaling for medlemmer og for ledsagere
Seniorgruppernes aktiviteter finansieres gennem brugerbetaling og tilskud fra Finansforbundet. Brugerbetalingen bør højest udgøre mellem 30 og 50 procent for medlemmer. En højere brugerbetaling kan dog være nødvendig, hvis der gennemføres mange – eller særligt dyre - arrangementer i den enkelte seniorgruppe. Omvendt kan brugerbetalingen også være lavere, hvis der er tale om arrangementer med et meget lavt udgiftsniveau, og hvor betaling dårligt giver mening.
Ægtefælle/samlever betaler altid den fulde kostpris og kan kun deltage i det omfang, at der er ledige pladser. Eventuelle ledige pladser bør først og fremmest tildeles eventuelle MEDLEMMER fra andre områder, der har rettet forespørgsel om deltagelse.
Det enkelte område kan 1 gang om året lave arrangementer med en enkelt overnatning, hvis udgiften til overnatningen afholdes af den enkelte deltager.
Annoncering af arrangementer
Alle arrangementer annonceres i Finans samt på Finansforbundets hjemmeside under hovedmenuen ”særligt for”. Der er her mulighed for at linke til eventuelle selvstændige hjemmesider, men ellers vil arrangementerne fremgå af oversigten på Finansforbundets hjemmeside. Der må IKKE afholdes arrangementer uden annoncering, og arrangementer udenfor Finansforbundets regi må ikke fremgå af hjemmesiderne!
Arrangementerne meldes ind til Finansforbundets kommunikationsafdeling på mail gennem den administrativt ansvarlige i Finansforbundet.
Da seniorarrangementer kun kan afholdes som dagsture med undtagelse af 1 enkelt arrangement pr. år pr område, vil de ikke blive annonceret i Finans, hvis der afholdes mere end det ene.
Fordeling af midler til seniorgrupperne
Midlerne tildeles til de 5 hovedregioner efter den af Hovedbestyrelsen fastlagte fordelingsnøgle. Formanden har det økonomiske ansvar for gruppens aktiviteter og for afregning til Finansforbundet, hvorfor de enkelte grupper har pligt til at sørge for, at regionsformanden er orienteret om økonomien løbende og ved aflægning af kvartalsregnskab.
Arbejdsgangen er, at seniorgrupperne beder sekretariatet om overførsel af midler løbende, og afrapporterer forbruget tilbage til Finansforbundet kvartalsvist. Afrapporteringen sker i de dertilhørende afrapporteringsskemaer sammen med fakturaerne og kvitteringerne. Afrapporteringen skal ske senest 14 dage inde i det nye kvartal pr. mail til den ansvarlige i Finansforbundet. Originalkvitteringer opbevares for indeværende og foregående år til brug for revisionen.
Alle seniorgrupper har bankkonto via Finansforbundets husbank (pr. 2019) og konti i andre pengeinstitutter skal være afviklet inden udgangen af 2. kvartal 2020.
Bestyrelsesmøder
Hver seniorgruppe har en bestyrelse, der drives på frivilligt basis. Det er bestyrelsens opgave at planlægge de løbende aktiviteter under hensyn til rammebetingelserne, som dette notat beskriver, og de af Finansforbundet stillede økonomiske rammer. Bestyrelserne fastsætter selv antallet af bestyrelsesmøder, dog bør der som minimum være et planlægningsmøde for hele året, samt 2-3 møder spredt ud over året, hvor der kan evalueres og følges op. Bestyrelsesmøder kan afholdes i forbindelse med arrangementer eller som selvstændige møder, og der skrives et kort beslutningsreferat, som alle medlemmer i bestyrelsen kan tilgå.
Bestyrelserne konstituerer sig selv med minimum en formand og en kasserer, der IKKE kan være en og samme person. Det bør tilstræbes, at alle med en interesse i at gøre et frivilligt arbejde for seniorgrupperne får mulighed derfor. Dette kan f.eks. gøres ved, at man på et fast arrangement om året aflægger en kort beretning om bestyrelsens arbejde og her opfordrer eventuelt interesserede i at melde sig og derudover løbende på de enkelte gruppers hjemmesider også opfordrer til at deltage i bestyrelsesarbejdet. Seniorgruppernes bestyrelser repræsenterer Finansforbundet og bør derfor altid handle derefter.
Økonomi anvendt til afholdes af bestyrelsesaktiviteter dækkes fuldt ud af seniormidlerne. Derudover gælder de samme rammebetingelser som notatet ellers beskriver – dvs. afrapportering kvartalsvis og ingen betaling for overnatninger etc.
Møder med Finansforbundet
Bestyrelsesformanden for de enkelte seniorgrupper afholder en til to gange om året møder med den fra Finansforbundet ansvarlige for seniorgruppen.